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emlix Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer Daten ist einer der wichtigsten Geschäftsgrundsätze der emlix GmbH. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über Art und Umfang sowie den Zweck der von uns erhobenen, genutzten und gesetzeskonform verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren.

Bei dieser Verarbeitung beachten wir strikt die gesetzlichen Anforderungen der jeweils gültigen Datenschutzgrundverordnung und des Telemediengesetzes. Art und Umfang der Datenspeicherung richtet sich danach, ob Sie unsere Website zum Abruf von Informationen nutzen, sich für Leistungen registrieren oder eine Geschäftsbeziehung mit uns prüfen und ggf. eingehen.

Im Folgenden möchten wir Sie als Nutzer unserer Website, als Interessent und Geschäftspartner über Ihre Rechte informieren und Ihnen einen Überblick zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website und Services geben.

1. Allgemeine Informationen

1.1 Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortlich nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

emlix GmbH
Gothaer Platz 3
37083 Göttingen

Telefon: +49 (0)551 / 30664 -0
E-Mail: datenschutz@emlix.com

1.2 Grundsätze der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten unserer Nutzer verarbeiten wir grundsätzlich nur, wenn dies zur Bereitstellung unserer Website sowie unserer Inhalte, Leistungen und Services erforderlich ist. Die Datenverarbeitung erfolgt stets nur nach Einwilligung des Nutzers.

Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

1.3 Sicherheit und Qualität gespeicherter Daten

emlix schützt Ihre personenbezogenen Daten. Wir haben angemessene technische und administrative Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand der Technik eingerichtet, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung sowie einem Zugriff und Nutzung oder Veränderung durch unbefugte Personen zu schützen. So werden beispielsweise Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert, wenn diese über das Internet zu uns übermittelt werden.

Von unseren Lieferanten und Dienstleistungspartnern verlangen wir, dass diese gespeicherten Daten ebenfalls vor unbefugtem Zugriff sowie einer unbefugten Nutzung schützen.

1.4 Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Die Erhebung und Verarbeitung von Daten und Informationen hat zum Ziel, eine Kommunikation und Kontaktaufnahme mit Nutzern unserer Website, Interessenten, Kunden, Partnern, Lieferanten und Bewerbern zu ermöglichen. Dabei geht es insbesondere um die Anbahnung, die Durchführung, den Support und die Erhaltung von Geschäftsbeziehungen.

In diesem Zusammenhang verarbeiten wir personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke: Bereitstellung von Informationen über unsere Dienstleistungen und Produkte sowie ergänzende Services, Marktanalysen, Marketingkampagnen, Anbahnung, Abwicklung, Abrechnung und Verbuchung von vertraglichen Geschäftsbeziehungen, Support- und Wartungstätigkeiten, Gewährleistung des Schutzes unserer Dienstleistungen und Produkte, Ermittlung und Beseitigung von Betrugs- und Sicherheitsrisiken, Klärung und Lösung von (Rechts-) Streitigkeiten mit der Durchsetzung von gültigen Verträgen und der Sicherung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.

1.5 Rechtsgrundlage zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß DS-GVO nach Ihrer Einwilligung zur Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen und vertraglicher Pflichten, zu Marketingzwecken und aufgrund gesetzlicher Vorgaben wie beispielsweise Meldepflichten. Darüber hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten im Rahmen der Interessenabwägung nach DS-GVO. Hierunter fallen beispielsweise die Sicherstellung unserer IT-Sicherheit, Maßnahmen der Kundenbindung und Maßnahmen zur Objektsicherheit (z.B. Zutrittskontrollen).

1.6 Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden von uns für den Zeitraum gespeichert und verarbeitet, der zur Erreichung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist, oder wenn dieses gesetzlich vorgeschrieben ist. In der Regel entspricht dies der Dauer der Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung.

Darüber hinaus unterliegen wir Verpflichtungen zur Speicherung von personenbezogenen Daten aus handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gemäß Abgabenordnung (AO), Handelsgesetzbuch (HGB) sowie anderen gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Bewerbungsdaten werden maximal sechs Monate gespeichert. Daten der Videoüberwachung in den Eingangsbereichen unserer Büros werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

1.7 Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Automatische Entscheidungsfindungen oder Profiling werden durch emlix nicht vorgenommen.

2. Onlineauftritt

2.1 Besuch unserer Website

Mit dem Aufruf unserer Website unter www.emlix.com werden von Ihrem Internetbrowser an unsere Webserver automatisch Daten übertragen: Datum und Uhrzeit, Informationen zum verwendeten Browser, Browser-Einstellungen, das genutzte Betriebssystem, die übertragene Datenmenge sowie der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.). Darüber hinaus wird auch Ihre IP-Adresse übertragen. Alle Daten werden in einem so genannten Logfile unseres Webservers gespeichert.

2.2 Download von Dokumenten von unserer Website

Mit dem Aufruf von Dokumenten (beispielsweise im PDF-Format) auf unserer Website werden durch unseren Webserver automatisch zusätzlich zu den Besuchsdaten auch Datum und Dateiname des Downloads gespeichert.

2.3 Nutzung unseres Kontaktformulars auf unserer Website

Für die direkte Kontaktaufnahme bieten wir auf unserer Website ein Kontaktformular an. Im Rahmen der Nutzung dieses Formulars müssen Sie die folgenden Daten angeben: Name, Firma, E-Mail-Adresse und Ihre Mitteilung. In unserem Kontaktformular sind Angaben, die wir für eine Bearbeitung benötigen, als Pflichtfelder gekennzeichnet. Weitere Angaben sind freiwillig.

2.4 Verwendung von Cookies auf unserer Website

Mit dem Aufruf unserer Website werden Cookies übertragen. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf dem Computer des Nutzers gespeichert werden. Durch die enthaltene Cookie-ID kann ein Browser identifiziert werden.

Cookies sind notwendige Voraussetzung für einige nutzerfreundlichere Services unserer Website. Als Nutzer können Sie das Speichern von Cookies in Ihrem Browser deaktivieren und bereits übertragene Cookies löschen. Außerdem können Sie Ihren Browser so konfigurieren, dass Sie benachrichtigt werden, wenn ein Cookie gesetzt werden soll.

2.4.1 Auswertung der Zugriffe auf unsere Website

Bei Nutzung unserer Website wird in Ihrem Browser ein Cookie abgelegt, um statistische Daten der Nutzung unserer Website zu erfassen und zu analysieren. Unser Web-Analyse-Tool sammelt Daten zum Zweck der Optimierung unseres Website-Marketings und speichert diese.

Im Rahmen der Analyse der Nutzungsdaten unserer Website erhalten wir Kenntnis über personenbezogene Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Informationen zum verwendeten Browser, Browser-Einstellungen, das genutzte Betriebssystem, die zuletzt besuchte Seite (Herkunfts-URL), die übertragene Datenmenge sowie der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.) des Nutzers.

Diese dienen dazu, Informationen über Herkunft der Nutzer und Ihre Bewegung durch unsere Website zu bekommen. Aus diesen Daten werden pseudonymisierte Nutzerprofile und Reports erstellt, um Aktivitäten auf unserer Website nachvollziehen zu können. Diese Daten werden durch uns gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Die so gewonnenen Informationen werden von uns nicht mit personenbezogenen Daten oder mit anderen Daten zusammengeführt. Das Web-Analyse-Tool wird ausschließlich auf unserem Server betrieben und datenschutzrechtlich sensible Logdateien werden ausschließlich auf unserem Server gespeichert.

Als Nutzer können Sie dem Setzen von Cookies durch unsere Website durch entsprechende Einstellung in Ihrem Browser dauerhaft widersprechen. Zudem kann ein bereits gesetzter Cookie jederzeit über die Einstellungen in Ihrem Browser oder eine andere Software gelöscht werden.

2.4.2 Verwendung von Google Ads Conversion-Cookies

Wir schalten Anzeigen mit Google Ads in den Google Suchdiensten. Die Betreibergesellschaft von Google Ads ist die Google Inc. Gelangen Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website, so wird ein Conversion-Cookie übertragen.

Mit Hilfe dieses Cookies können Google und wir nachvollziehen, ob Nutzer unseres Informationsangebots unmittelbar über eine Ads-Anzeige auf unsere Website gelangt sind. Diese Informationen werden an Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Ein Conversion-Cookie verliert nach dreißig Tagen automatisch seine Gültigkeit. Er dient nicht zur Identifikation des Nutzers.

Die Datenschutzbestimmungen von Google finden Sie unter www.google.de/intl/de/policies/privacy/. Sie können der Nutzung einer interessenbezogenen Werbung durch Google widersprechen. Nutzen Sie hierzu bitte den Link support.google.com/ads/answer/2662922 und nehmen Sie dort bitte die notwendigen Einstellungen vor.

2.5 Google Maps

Auf unserer Website nutzen wir den Kartendienst Google Maps API (Betreiber: Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA).

Um diesen Dienst zu nutzen, können Daten an einen Google-Server in den USA übermittelt und gespeichert werden. Diese Daten umfassen sowohl die Information über Ihren Besuch auf unserer Website als auch Ihre IP-Adresse. Wir haben keinerlei Einfluss auf die Datenübertragung.

Wir nutzen Google Maps, um unseren Besuchern die auf unserer Website angegebenen Orte behilflich darzustellen. Nach Art. 6 Abs. 1 lit. F DSGVO ist das ein berechtigtes Interesse.

Weitere Informationen zur Datenerhebung durch Google finden Sie hier: policies.google.com/privacy.

2.6 Social Media Plug-Ins

Wir nutzen auf unserer Website Social Media Plug-Ins von ShareThis (Betreiber: ShareThis Inc., 3000 El Camino Real, 5 Palo Alto Square, Suite 150, Palo Alto, CA 94306, USA). Nutzer können mit den Plug-Ins Inhalte in sozialen Netzwerken teilen. Die Plug-Ins können Sie an dem Logo des entsprechenden Netzwerks erkennen.

ShareThis sammelt Daten über das Surf- und Sharingverhalten von Nutzern auf Websites mit seinen Social Media Plug-Ins. Diese Daten werden genutzt, um Nutzer mit gezielter Online-Werbung anzusprechen. Nach der Datenerhebung werden die Daten bis zu 13 Monate für gezielte Werbung gespeichert und maximal 48 Monate für analytische Bewertungen. ShareThis nutzt die Daten nicht, um einzelne Personen zu identifizieren. Weitere Informationen zur Datenerhebung durch ShareThis und Ihren Rechten finden Sie unter: sharethis.com/de/privacy/.

Es geht um Plug-Ins für die folgenden sozialen Netzwerke:

  • LinkedIn (Betreiber: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland)
  • Twitter (Betreiber: Twitter, Inc., 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA)
  • Xing (Betreiber: XING SE, Dammtorstraße 30, 20354 Hamburg, Deutschland)

Sind Sie bei einem der oben genannten sozialen Netzwerke angemeldet, können bei Verwendung des Plug-Ins Informationen über Ihren Besuch auf unserer Website Ihrem Benutzerkonto zugeordnet werden. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Informationen Ihrem Account zugeordnet werden, müssen Sie sich vor Ihrem Besuch auf unserer Website beim entsprechenden sozialen Netzwerk ausloggen.

Wenn Sie mit dem Plug-In Inhalte teilen, werden auch Informationen dazu an das entsprechende Netzwerk übermittelt. Der geteilte Beitrag wird auf der Plattform veröffentlicht und Ihren Kontakten angezeigt.

Wir haben keinen Einfluss auf die Datenerhebung durch die sozialen Netzwerke. Weitere Details zur Datenerhebung sowie Ihren Rechten finden Sie auf den folgenden Seiten:

2.7 Verweise zu Drittseiten von unserer Website

Das Informationsangebot unserer Website umfasst möglicherweise Inhalte, die mit den Webseiten Dritter verlinkt sind und damit auf diese verweisen. Zum Zeitpunkt der Einrichtung dieser Verweise haben wir keine Verstöße gegen geltendes Recht auf diesen Seiten festgestellt. Wir haben keine Kontrolle, keinen Einfluss und keinen Zugriff auf Inhalte, Cookies oder andere Funktionen dieser Drittanbieter. Als Nutzer können Sie direkt mit diesen Drittanbietern in Kontakt treten und deren Datenschutzerklärung einsehen.

3. Anfragen bezüglich Informationen oder Beauftragung

Für die Bearbeitung von Anfragen per Brief, Telefax, E-Mail oder Telefon zu unseren Dienstleistungen und Produkten sowie der Bereitstellung von Supportleistungen erfassen wir diejenigen Informationen, die wir für die Bearbeitung benötigen: Name und geschäftliche Kontaktdaten sowie die Anfrage selbst.

4. E-Mail-Kontakt mit Mitarbeitern unserer Kunden sowie Partnern und Lieferanten

Für die Erbringung unserer vertraglichen Verpflichtungen und Leistungen für unsere Kunden und Partner sowie in der Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten erfassen wir diejenigen Informationen, die wir für die Bearbeitung benötigen: Name und geschäftliche Kontaktdaten, Position, Informationen zur Leistungserbringung sowie der Abrechnung.

5. Besuch von Kunden und Lieferanten in unseren Geschäftsräumen

Für den Besuch in unseren Geschäftsräumen erfassen wir diejenigen Informationen, die für den Besuch notwendig sind: Name und geschäftliche Kontaktdaten, Position sowie Informationen zum Besuch. Zum Schutz von Personen und Eigentum nutzen wir eine Videoüberwachung in den Zutrittsbereichen unserer Geschäftsräume.

6. Nutzung unserer Entwicklungs-Services

Die Nutzung unserer Entwicklungs-Services und Dienste setzt voraus, dass Sie als Nutzer im Rahmen einer laufenden Geschäftsbeziehung registriert sind. Mit der Registrierung werden Sie aufgefordert folgende Daten anzugeben: Vorname, Name, E-Mail-Adresse und SSH-Key. Bei einem Login als registrierter Nutzer werden Zugriffsdaten (Login-Name, Uhrzeit) und Ihre IP-Adresse in den Protokolldatei(en) unseres Servers gespeichert.

7. Übermittlung von Informationen bezüglich Bewerbung

Für die Bearbeitung von per Post oder E-Mail übermittelten Bewerbungen erhalten wir personenbezogene Daten von Ihnen. Wir erfassen nur diejenigen Informationen, die wir für die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens benötigen: Dabei kann es sich um Namen, Anschrift und Kontaktdaten, Informationen zur Ausbildung und beruflichen Qualifikation, Weiterbildung und weiteren Angaben, die wir im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung von Ihnen übermittelt bekommen haben, handeln.

Schließen wir mit einem Bewerber einen Arbeitsvertrag, so erfassen wir diejenigen Daten, die wir für die Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses benötigen. Wird kein Arbeitsvertrag geschlossen, so werden Bewerbungen zwei Monate nach Bekanntgabe einer Absage gelöscht. Steht einer Löschung ein sonstiges berechtigtes Interesse des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegen, so erfolgt zunächst keine Löschung. Ein berechtigtes Interesse kann beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sein.

8. Webkonferenzen

Für unsere Online-Meetings, Online-Workshops oder Online-Seminare verwenden wir die Konferenzsoftware „GoToMeeting“ (LogMeIn, Inc., 320 Summer Street, Boston, MA 02210, USA).

Hier finden Sie die Datenschutzerklärung für unsere Webkonferenzen.

9. Weitergabe von Daten

9.1 Weitergabe an Auftragsverarbeiter

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und übermitteln diese auch nicht an Dritte mit dem Ziel der Vermarktung oder Werbung.

Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten erfolgt an von uns eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter). Dabei kann es sich beispielsweise um Rechenzentrumsbetreiber, Kreditinstitute, Steuerberater, Finanz- und Lohnbuchhaltung, Rechtsanwälte und sonstige Dienstleister handeln.

Die Sicherheit der übermittelten personenbezogenen Daten ist durch Abschluss von Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen gewährleistet. An weitere Dritte übermitteln wir Daten nur, wenn dieses zum Zwecke der Datenverarbeitung erforderlich ist und Sie in diese Übermittlung eingewilligt haben.

Unsere Dienstleistungen und Produkte können wir häufig nur im Verbund mit anderen Unternehmen und Dienstleistern erbringen. Dazu ist es im Rahmen einer Geschäftsanbahnung oder Durchführung notwendig, dass alle beteiligten Partner einen einheitlichen Informations- und Kenntnisstand haben.

Wir übermitteln daher unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und der geschlossenen Vertraulichkeitsvereinbarungen Informationen und Kontaktdaten an Partnerunternehmen und Zulieferer, wenn dies im Einzelfall im Rahmen der Geschäftsanbahnung oder der Abwicklung einer Geschäftsbeziehung erforderlich ist.

Darüber hinaus übermitteln wir personenbezogene Daten, wenn eine Übermittlungsbefugnis per Gesetz, einer Rechts- oder Strafverfolgung oder einem gerichtlichen Titel besteht.

9.2 Weitergabe in Länder außerhalb der EU

Wir übermitteln personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der EU nur in Ausnahmefällen und unter Beachtung der jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen und gewährleisten einen angemessenen Schutz der personenbezogenen Daten gemäß des Schutzniveaus wie in Deutschland. Dies gilt beispielsweise für die Verwendung von Google Ads (Conversion-Cookies).

10. Ihre Rechte

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat die vom Gesetzgeber gewährten Rechte: Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten , die Berichtigung unrichtiger Daten , die Vervollständigung von Daten , die Löschung Ihrer Daten (Recht auf Vergessen werden) , unter Voraussetzungen eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten und die Herausgabe und Übertragung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen.

Darüber hinaus können Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten uns gegenüber jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dieses gilt auch, wenn Sie Ihre Einwilligungen vor dem 25. Mai 2018 erteilt haben. Daten deren Speicherung und Verarbeitung aus rechtlichen Gründen notwendig ist, bleiben ausgenommen.

Weiterhin haben Sie das Recht, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden, um sich zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass wir mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstoßen.

11. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Veränderungen in unserem Informations- und Leistungsangebot sowie sich ändernde und konkretisierende gesetzliche und behördliche Vorgaben können es notwendig machen, diese Datenschutzerklärung anzupassen.

Unter Beachtung der jeweils gültigen gesetzlichen Datenschutzbestimmungen behalten wir uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern und zu ergänzen.

12. Fragen zum Datenschutz bei emlix

Bei Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung, allgemein zum Thema Datenschutz oder wenn Sie die Widerrufs- oder Widerspruchsrechte nutzen möchten, genügt eine E-Mail an datenschutz [at] emlix.com. Postalisch erreichen Sie uns unter der oben angegebenen Adresse.
 

Stand: September 2021