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Datenschutzerklärung: Webkonferenzen

Für die Durchführung von Online-Meetings, Online-Workshops oder Online-Seminaren verwendet die emlix GmbH die Videokonferenz-Software GoToMeeting von:

LogMeIn, Inc.
320 Summer Street
Boston, MA 02210
USA

(nachfolgend „LogMeIn“ genannt). Mit diesem Dienstleister hat emlix eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO vereinbart.

1. Umfang der Datenverarbeitung

Die emlix GmbH sendet Teilnehmern einen Einladungslink per E-Mail. Ihre E-Mail-Adresse für die Durchführung der Videokonferenz haben wir entweder direkt von Ihnen oder von Ihrem Kollegen erhalten . Sie können die Videokonferenz in Ihrem Webbrowser starten, oder alternativ die Applikation von LogMeIn auf Ihrem Gerät installieren.

Für die Nutzung von GoToMeeting müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Art und Umfang der personenbezogenen Daten hängen von Ihren Datenangaben sowie den von Ihnen gewählten Einstellungen ab.

Folgende personenbezogene Daten können für die Durchführung einer Videokonferenz verarbeitet werden:

  • IP-Adresse
  • Netzwerk- und Systemdaten: z.B. Verbindungsart, Betriebssystem, Softwareversion
  • Benutzerangaben: z.B. Anzeigename („Display name“), Profilbild (optional), ggf. E-Mail-Adresse
  • Meeting-Metadaten: z.B. Datum, Uhrzeit, Dauer, Meeting-ID, Telefonnummer, Standort
  • Text-, Ton-, Video und weitere Multimediadaten:
    • Textdaten: Während der Videokonferenz können Sie Chat-Nachrichten an andere Teilnehmer (alle oder einzelne Teilnehmer) senden. Ihre Eingaben (z.B. Textinhalt, Emoticons, Links) werden verarbeitet, um sie anderen Teilnehmern anzuzeigen.
    • Tondaten: Sie können GoToMeeting Zugriff auf das Mikrophon des von Ihnen genutzten Endgerätes erlauben. Tondaten werden verarbeitet und in der Videokonferenz wiedergegeben. Den Zugriff können Sie jederzeit deaktivieren.
    • Videodaten: Sie können die Videokamera bzw. die Webcam des von Ihnen genutzten Endgerätes in der Videokonferenz aktivieren. Videodaten werden dann verarbeitet und wiedergegeben. Den Zugriff können Sie jederzeit deaktivieren.
    • Bildschirm-Übertragung: Sie können Ihren Bildschirminhalt über die Funktion „Bildschirm übertragen auswählen“ in der Videokonferenz teilen. Dabei können Sie ein einzelnes Fenster (Anwendung), einen einzelnen Browser-Reiter oder Ihren ganzen Bildschirm freigeben. Bei Aktivierung wird Ihr Bildschirm allen anderen Teilnehmern angezeigt. Die Übertragung können Sie jederzeit beenden.

Hinweis: Beim Aufruf der Internetseite oder der Verwendung der Applikation auf Ihrem Endgerät ist LogMeIn für die Datenverarbeitung verantwortlich. Die Verwendung von GoToMeeting unterliegt den Datenschutzbestimmungen des Anbieters. emlix hat keinen Einfluss auf diese Bestimmungen. Diese können Sie aufrufen unter: https://www.logmein.com/de/legal/privacy.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung hängt von den Teilnehmern der Videokonferenz ab: Arbeitnehmer bzw. Bewerber oder Dritte (z.B. Kunden, Interessenten, Lieferanten):

  • Grundlage bei der Teilnahme von Dritten bei anzubahnenden oder bestehenden Vertragsbeziehungen an Videokonferenzen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
  • Nehmen Arbeitnehmer bzw. Bewerber an Videokonferenzen teil, ist § 26 BDSG i.V.m. Art. 88 DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses.

Bestehen keine (arbeits-)rechtlichen Vertragsbeziehungen zwischen emlix und dem Teilnehmer bzw. den Teilnehmern, bildet Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. In diesem Fall besteht ein berechtigtes Interesse an einer effektiven Durchführung von Videokonferenzen mit den Teilnehmern.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden in unserem Auftrag von LogMeIn für das Betreiben und die Bereitstellung von GoToMeeting sowie aus Sicherheitsgründen erhoben, soweit dies in der Datenverarbeitungsvereinbarung vereinbart wurde.

Daten von Dritten werden nicht weiterverarbeitet, Daten von Beschäftigten ausschließlich im Rahmen der Zeiterfassung von Weiterbildungsmaßnahmen.

Videokonferenzen werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet. Sollte eine Aufzeichnung gewünscht sein, erfolgt dies unter Vorbehalt Ihrer Einwilligung. Der Zweck der Aufzeichnung wird Ihnen beim Meeting-Start mitgeteilt. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

4. Empfänger und Weitergabe von Daten

Die oben genannten personenbezogenen Daten werden ausschließlich an unseren Dienstleister (LogMeIn) zur Durchführung von Videokonferenzen übermittelt.

Eine Weitergabe findet nur statt, wenn hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht, oder die Teilnehmer ihr Einverständnis mit der Weitergabe erklärt haben (Erlaubnis).

5. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

LogMeIn kann personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten. Die Datenverarbeitung kann somit in Drittstaaten stattfinden, in denen das Schutzniveau nicht auf dem gleichen Niveau ist wie innerhalb der EU bzw. des EWRs.

LogMeIn hält sich an die betreffenden gesetzlichen Anforderungen rund um Datenschutz und -transfer. Unabhängig hiervon zielt der Dienstleister ein hohes, angemessenes Schutzniveau ab. Der Dienstleister trägt das TRUSTe "Certified Privacy" Siegel.

6. Speicherdauer personenbezogener Daten

Daten von Meeting-Teilnehmern (z.B. Anzeigename, Dauer) werden nach 12 Monaten automatisiert in der Meetingchronik gelöscht. Die Speicherdauer von Aufzeichnungen wird Ihnen vor Beginn der Aufzeichnung mitgeteilt.

7. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, indem Sie die Videokonferenz verlassen. Ihren Widerspruch gegen die Speicherung Ihrer Daten können Sie auch jederzeit über die in der Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten mitteilen. Gleiches gilt, wenn Sie Ihre Einwilligung für eine Aufzeichnung widerrufen möchten.